Kỹ năng mềm cho học sinh, sinh viên và người đi làm đang dần trở thành yếu tố quyết định quan trọng. Nó không kém gì bằng cấp hay chuyên môn được học ở trường. Chúng tôi làm tư vấn giáo dục và hướng nghiệp đã nhiều năm nay. Trong quá trình đó, chúng tôi gặp không ít bạn trẻ giỏi kiến thức nhưng lại lúng túng khi bước vào phỏng vấn. Có bạn run tay mỗi lần thuyết trình trước lớp. Có bạn không biết cách phân chia công việc khi làm nhóm. Bài viết này là những gì đội ngũ đúc kết được sau nhiều buổi tư vấn thực tế. Mong bài viết giúp bạn hình dung rõ hơn nên rèn kỹ năng gì, và rèn vào lúc nào thì hợp lý với từng giai đoạn của mình.
Vì sao kỹ năng mềm cho học sinh, sinh viên và người đi làm lại quan trọng đến vậy
Với học sinh, kỹ năng mềm là nền tảng giúp các em tự tin hơn ngay trong lớp học. Chúng tôi từng gặp một em học sinh lớp 11 học Toán rất giỏi. Bài kiểm tra nào em cũng đạt điểm cao. Nhưng cứ đến giờ thuyết trình, em lại run tay và nói lắp. Em quên sạch những ý đã chuẩn bị kỹ từ tối hôm trước. Sau vài buổi luyện cách sắp xếp ý theo trình tự, em tự tin hẳn lên. Em cũng học được cách giữ ánh mắt với người nghe khi nói. Ít lâu sau, chính em xung phong làm trưởng nhóm cho một dự án học tập ở lớp.
Với sinh viên, khoảng cách giữa kiến thức trong trường và yêu cầu thực tế ở doanh nghiệp thường lớn hơn nhiều bạn tưởng tượng. Nhà tuyển dụng bây giờ không chỉ hỏi điểm số trung bình học tập. Họ muốn biết bạn xử lý tình huống khó ra sao. Họ cũng quan tâm bạn có chịu được áp lực deadline dồn dập hay không. Ngoài ra, họ để ý xem bạn có biết lắng nghe phản hồi để điều chỉnh cách làm việc hay không, hay cứ giữ mãi thói quen cũ dù không hiệu quả.
Với người đã đi làm, kỹ năng mềm lại đóng một vai trò khác hẳn. Nó là thứ giúp bạn thăng tiến, giữ được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và cấp trên. Nó cũng là thứ giúp bạn thích nghi khi công việc thay đổi liên tục. Chúng tôi từng gặp nhiều anh chị đã đi làm năm, bảy năm nhưng vẫn cần bổ sung thêm kỹ năng quản lý thời gian. Một số khác cần rèn thêm cách phản hồi xây dựng, nhất là khi vừa chuyển sang vai trò quản lý đội nhóm.
Những kỹ năng mềm nền tảng nên ưu tiên rèn trước
Không phải kỹ năng mềm nào cũng cần học cùng một lúc. Chúng tôi thường gợi ý học viên bắt đầu từ những kỹ năng có tác động rõ rệt nhất tới việc học và công việc hàng ngày.
- Giao tiếp: biết trình bày ý tưởng mạch lạc, viết email chuyên nghiệp, và lắng nghe đủ kỹ trước khi phản hồi lại người khác.
- Quản lý thời gian: biết ưu tiên việc quan trọng, tránh để deadline dồn cục vào phút chót.
- Làm việc nhóm: hiểu rõ vai trò của mình, chia việc công bằng, và xử lý bất đồng mà không làm mất hòa khí chung.
- Tư duy phản biện: đặt câu hỏi trước khi tin ngay một thông tin, nhìn vấn đề từ nhiều góc khác nhau.
Chúng tôi thường khuyên học viên chọn một hoặc hai kỹ năng để tập trung trong mỗi giai đoạn khoảng hai, ba tháng. Đừng ôm đồm quá nhiều thứ cùng lúc. Cách làm này giúp việc rèn luyện bền hơn. Bạn cũng dễ nhận ra tiến bộ của chính mình hơn theo cách này.
Học sinh nên rèn kỹ năng mềm từ những việc nhỏ nhất
Với học sinh, chúng tôi ít khi khuyến khích các em học kỹ năng mềm qua sách vở đơn thuần. Thực hành mới là thứ tạo ra sự thay đổi thật sự. Lý thuyết chỉ giúp các em hiểu khái niệm mà thôi. Tham gia một câu lạc bộ ở trường là cách khá dễ để bắt đầu. Nhận một vai trò nhỏ trong lớp, chẳng hạn làm thư ký hay nhóm trưởng, cũng là cơ hội luyện tập tốt. Ngay cả việc chủ động hỏi bài khi chưa hiểu cũng đã là một dịp để rèn kỹ năng giao tiếp rồi.
Phụ huynh cũng giữ vai trò khá quan trọng ở giai đoạn này. Thay vì làm hộ con mọi việc, hãy để các em tự lên kế hoạch cho một chuyến đi chơi nhỏ cùng bạn bè. Hãy để các em tự trình bày lý do vì sao muốn tham gia một hoạt động ngoại khóa nào đó. Những trải nghiệm nhỏ như vậy cộng dồn lại theo thời gian sẽ tạo nên sự tự tin thật sự. Đó không phải sự tự tin giả tạo do được nhắc bài liên tục.
Sinh viên chuẩn bị hành trang trước khi rời giảng đường
Giai đoạn đại học là lúc thích hợp nhất để sinh viên đầu tư nghiêm túc vào kỹ năng mềm. Việc này nên song song với kiến thức chuyên ngành đang học. Tham gia hoạt động Đoàn Hội, đi làm thêm bán thời gian, hay nhận một đợt thực tập đều là cách luyện tập khá thực tế. Môi trường này thường có rủi ro thấp hơn nhiều so với khi đã đi làm chính thức. Sai một chút ở đây cũng không ảnh hưởng quá lớn đến sự nghiệp sau này.
Ngoài kỹ năng mềm, sinh viên năm cuối còn cần chuẩn bị hồ sơ xin việc thật chỉn chu. Các chứng chỉ liên quan đến ngành học cũng cần được sắp xếp sớm. Chúng tôi từng hỗ trợ khá nhiều bạn sắp xếp lại lộ trình ôn thi chứng chỉ ngoại ngữ, tin học văn phòng. Mục đích là để không bị dồn sát ngày nộp hồ sơ xin việc. Nếu bạn đang băn khoăn về phần này, có thể xem thêm cách sắp xếp hồ sơ và lịch thi chứng chỉ hợp lý mà đội ngũ đã tổng hợp trước đó.
Một điều chúng tôi hay nhắc sinh viên là nhà tuyển dụng thường đánh giá kỹ năng mềm qua cách bạn kể chuyện. Họ chú ý cách bạn thuật lại một trải nghiệm cũ trong buổi phỏng vấn. Họ không chỉ nghe bạn liệt kê kỹ năng suông. Vì vậy, ngay từ bây giờ, hãy ghi chú lại những tình huống mình từng xử lý ổn, dù chỉ là việc nhỏ. Sau này bạn sẽ có ví dụ cụ thể để kể lại, thay vì nói chung chung cho có.
Người đi làm và bài toán kỹ năng mềm giữa lúc doanh nghiệp chuyển đổi số
Với người đã đi làm, câu chuyện rèn kỹ năng mềm gắn khá chặt với bối cảnh doanh nghiệp đang thay đổi nhanh. Nhiều công ty hiện áp dụng công cụ AI vào quy trình làm việc. Điều này diễn ra từ khâu chăm sóc khách hàng cho đến phân tích dữ liệu bán hàng. Người lao động không chỉ cần biết thao tác công cụ mới. Họ còn cần giao tiếp, phối hợp và giải quyết vấn đề tốt hơn để tận dụng công cụ đó một cách hiệu quả.
Chúng tôi từng đồng hành cùng một nhóm nhân sự phòng kinh doanh đang chuyển sang quy trình bán hàng có hỗ trợ của AI. Khó khăn lớn nhất của họ không nằm ở việc học phần mềm mới. Khó khăn nằm ở việc thay đổi thói quen giao tiếp với khách hàng đã quen từ trước. Họ cần biết khi nào nên để công cụ hỗ trợ, và khi nào cần sự tinh tế của con người để giữ chân khách. Nếu bạn quan tâm đến hướng đi và những kỹ năng mới cho đội ngũ kinh doanh trong bối cảnh này, đội ngũ có một bài viết riêng về định hướng và kỹ năng mới cho phòng sale khi ứng dụng AI, khá chi tiết về mặt thực hành.
Ở vị trí quản lý, kỹ năng mềm lại càng quan trọng hơn nữa. Nó thể hiện ở khả năng phản hồi xây dựng cho nhân viên. Nó cũng thể hiện ở việc biết ghi nhận đúng lúc và góp ý đúng cách. Chúng tôi nhận thấy nhiều quản lý trẻ gặp khó ở chỗ này. Có người quá dễ dãi, không dám góp ý thẳng vì sợ mất lòng. Có người góp ý theo cách khiến nhân viên mất hết động lực làm việc. Đây là kỹ năng cần luyện tập có phản hồi thực tế. Nó không thể chỉ đọc lý thuyết mà thành thạo ngay được.
Khi kỹ năng mềm và kỹ năng ứng dụng AI đi cùng nhau trong đào tạo
Không ít doanh nghiệp bây giờ gộp chung việc đào tạo kỹ năng mềm với đào tạo kỹ năng ứng dụng công nghệ mới. Hai thứ này thật ra bổ trợ cho nhau chứ không tách rời. Một nhân viên dùng công cụ AI thành thạo nhưng thiếu kỹ năng giao tiếp vẫn khó truyền đạt kết quả phân tích cho đồng nghiệp hiểu. Ngược lại, một người giao tiếp tốt nhưng ngại thử công cụ mới cũng dần bị bỏ lại phía sau trong công việc.
Chúng tôi có tổng hợp thêm về cách xây dựng chương trình đào tạo phù hợp trong bài đào tạo kỹ năng ứng dụng AI trong doanh nghiệp sao cho hiệu quả. Bạn có thể tham khảo nếu đang phụ trách đào tạo nội bộ cho đội nhóm của mình. Đây cũng là cách để hiểu rõ hơn hai mảng kỹ năng này nên đi cùng nhau như thế nào trong một lộ trình học tập dài hạn.
Lộ trình rèn luyện nên bắt đầu từ đâu
Chúng tôi thường gợi ý một lộ trình khá đơn giản. Nó phù hợp cho cả ba nhóm học sinh, sinh viên và người đi làm. Trước tiên, hãy tự đánh giá điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của bản thân một cách thẳng thắn. Sau đó, chọn ra một hoặc hai kỹ năng ưu tiên để tập trung trong một khoảng thời gian nhất định. Tiếp theo, tìm một môi trường thực hành phù hợp. Đó có thể là lớp học, câu lạc bộ, một dự án thực tế hoặc chính công việc hàng ngày đang làm.
Bước cuối cùng, và cũng là bước hay bị bỏ qua nhất, là xin phản hồi từ người xung quanh. Việc này giúp bạn biết mình đã tiến bộ đến đâu. Tự đánh giá bản thân thường thiếu khách quan hơn chúng ta tưởng. Một người bạn, một đồng nghiệp thân, hay một người hướng dẫn có kinh nghiệm đều có thể chỉ ra những điểm mà bản thân mình không tự nhận ra được.
Vài điều dễ khiến việc rèn luyện đi vào ngõ cụt
Một sai lầm khá phổ biến chúng tôi hay gặp là học viên đăng ký cùng lúc quá nhiều khóa học kỹ năng mềm. Họ nghe rất nhiều bài giảng hay, nhưng lại không dành đủ thời gian thực hành. Kiến thức về kỹ năng mềm vốn dễ hiểu. Nhưng nó rất khó thành thục nếu thiếu sự lặp lại trong tình huống thật.
Chúng tôi cũng khuyên mọi người đừng so sánh tốc độ tiến bộ của mình với người khác. Có bạn học giao tiếp rất nhanh vì tính cách hướng ngoại sẵn có từ nhỏ. Có bạn cần thời gian dài hơn một chút vì bản chất khá hướng nội, ngại nói trước đám đông. Cả hai đều có thể đạt được kỹ năng giao tiếp tốt như nhau. Chỉ là khác nhau ở tốc độ và cách luyện tập phù hợp với từng người mà thôi.
Kỹ năng mềm cho học sinh, sinh viên và người đi làm không phải thứ học một lần rồi xong xuôi mãi mãi. Nó cần được điều chỉnh liên tục khi môi trường học tập và công việc thay đổi. Điều này càng đúng trong giai đoạn nhiều ngành nghề đang chịu tác động từ công nghệ mới. Chúng tôi tin rằng chỉ cần bắt đầu từ một kỹ năng nhỏ, thực hành đều đặn và chịu khó xin phản hồi. Bất kỳ ai trong ba nhóm này cũng có thể tạo ra thay đổi rõ rệt sau vài tháng kiên trì.
