Không ít bạn vừa hoàn thành một khóa khởi nghiệp ngắn hạn, lòng đầy hứng khởi, rồi mở ngay một cửa hàng hay một công ty nhỏ. Được vài tháng, lúc ngồi lại mới giật mình: sổ sách rối tung, tiền trong tài khoản không khớp với những gì bạn đã tính. Chúng tôi gặp tình huống này khá thường xuyên trong quá trình tư vấn. Nguyên nhân thường không nằm ở ý tưởng kinh doanh, mà ở phần vận hành phía sau, và đó là lý do bạn nên chuẩn bị kiến thức quản lý tài chính từ sớm, kể cả khi sau này cân nhắc đến dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp nhỏ.
Học xong khóa khởi nghiệp, mở công ty rồi mới thấy thiếu kỹ năng tài chính
Người mới khởi nghiệp sau một khóa học ngắn thường mang theo ý tưởng khá rõ ràng. Sản phẩm là gì, khách hàng ở đâu, kênh bán ra sao, phần này họ làm khá tốt. Khó khăn đến sau, khi công việc bắt đầu chạy thật. Lúc đó bạn phải tự trả lời những câu hỏi khác. Hôm nay còn bao nhiêu tiền? Tháng này lãi thật hay chỉ là doanh thu đẹp trên giấy?
Khoảng trống này rất phổ biến. Ý tưởng kinh doanh nằm ở một đầu, còn sổ sách vận hành hằng ngày nằm ở đầu kia. Hai thứ ấy cần một người đứng giữa để nối lại. Nhiều người cho rằng kiến thức tài chính là việc của kế toán. Thực ra, chủ doanh nghiệp cần hiểu đủ để đọc được con số của chính mình. Bạn không cần thành chuyên gia, nhưng phải biết con số nào đang nói điều gì.
Những khái niệm tài chính nền tảng cần nắm trước tiên
Doanh thu là toàn bộ số tiền khách trả cho bạn. Chi phí là số tiền bạn bỏ ra để tạo ra doanh thu đó. Lợi nhuận là phần còn lại sau khi trừ chi phí. Dòng tiền là tiền thực sự đi vào và đi ra khỏi tài khoản trong một khoảng thời gian nhất định.
Điều người mới hay nhầm nhất là coi doanh thu cao đồng nghĩa với có tiền trong tay. Có một đơn hàng lớn nhưng khách trả chậm ba tháng, bạn vẫn có thể không đủ tiền trả lương cuối tháng. Lúc này dòng tiền quan trọng hơn con số doanh thu đẹp. Hãy tự hỏi tiền về khi nào, tiền đi khi nào, và khoảng cách giữa hai mốc đó kéo dài bao lâu.
Để theo dõi được những thứ này, bạn chỉ cần một thói quen đơn giản là ghi chép đều đặn. Không cần phần mềm phức tạp. Một bảng tính với các cột ngày, khoản thu, khoản chi và ghi chú là đủ dùng. Ghi trong ba tháng liên tiếp, bạn sẽ thấy rõ mình đang tiêu tiền vào đâu.
Dựng nếp quản lý tiền ngay từ tháng đầu tiên
Chúng tôi thường gợi ý người mới bắt đầu làm ba việc sau. Nên làm ngay từ đầu, đừng đợi đến khi mọi thứ đã lộn xộn.
- Tách tài khoản ngân hàng của công việc khỏi tài khoản cá nhân, để tiền bán hàng không lẫn với tiền sinh hoạt.
- Lưu hóa đơn, hợp đồng và phiếu chi vào thư mục theo từng tháng, đặt tên file rõ ràng để tìm lại trong vài giây.
- Cuối mỗi tuần dành khoảng nửa tiếng đối chiếu sổ ghi với sao kê ngân hàng.
Việc tách tài khoản nghe có vẻ rườm rà, nhưng nó giúp bạn biết chính xác công việc đang kiếm được bao nhiêu. Chúng tôi từng gặp một chủ cửa hàng nhỏ không tách tài khoản. Sau sáu tháng, anh không còn biết cửa hàng đang lãi hay lỗ. Khi bắt đầu tách tài khoản và ghi sổ đều đặn, anh nhìn ra ngay những khoản chi cần cắt bỏ.
Kỹ năng mềm quan trọng, nhưng đừng bỏ quên kỹ năng đọc số
Đàm phán với khách, thuyết phục đối tác, bán hàng hiệu quả, đây đều là những kỹ năng đáng học và đáng luyện tập. Tuy vậy, đàm phán mà không hiểu chi phí của chính mình thì rất dễ chốt giá sai. Bạn có thể bán được rất nhiều nhưng mỗi đơn lại lỗ.
Lấy một ví dụ giả định để dễ hình dung. Một xưởng làm bánh thủ công nhận đơn lớn với giá khá hấp dẫn để giành khách. Họ tính giá chủ yếu dựa trên nguyên liệu, nhưng quên mất tiền điện lò nướng, bao bì và phí giao hàng. Chuyện này không phải vì họ kém bán hàng, mà vì chưa đọc được con số của chính mình.
Khi tự làm không còn kịp nữa
Có vài dấu hiệu cho thấy việc sổ sách đã vượt quá sức bạn. Kỳ khai báo thuế cứ trôi qua mà vẫn chưa làm xong. Số liệu trong sổ không khớp với báo cáo ngân hàng. Bạn phải mất cả buổi tối chỉ để tìm một khoản chi nhỏ phát sinh từ tháng trước.
Quan trọng hơn, thời gian dành cho sổ sách dần lấn sang thời gian học tập và phát triển kỹ năng bán hàng. Khi nhận ra mình đang đánh đổi thời gian lấy thời gian ghi sổ, đó là lúc nên cân nhắc chuyển một phần việc ra ngoài. Đây không phải dấu hiệu thất bại, mà là bước chuyển để bạn tập trung vào phần việc tạo ra giá trị nhiều hơn.
Dịch vụ kế toán trọn gói thường gồm những hạng mục nào
Dịch vụ trọn gói nghĩa là bên kế toán nhận lo toàn bộ phần sổ sách định kỳ, thay vì bạn thuê từng việc lẻ. Phạm vi thường gồm ghi sổ hằng ngày hoặc hằng tuần, lập báo cáo tài chính, làm các tờ khai thuế theo kỳ, và tư vấn khi có thay đổi về quy định. Mỗi đơn vị có cách đóng gói khác nhau, nên phạm vi cụ thể luôn cần được đọc kỹ trong hợp đồng.
Cách so sánh các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói
Khi so sánh, đừng chỉ nhìn con số phí hằng tháng. Hãy hỏi về quy trình làm việc cụ thể: bạn gửi chứng từ bằng cách nào, bao lâu thì nhận được phản hồi, và ai là người phụ trách chính. Một người phụ trách cố định hiểu công việc của bạn sẽ có giá trị hơn một đội ngũ luân phiên.
Cũng cần phân biệt mức phí cố định với các khoản phát sinh. Phí cố định là phần đã thỏa thuận mỗi tháng. Khoản phát sinh thường xuất hiện khi bạn thêm nghiệp vụ mới. Hỏi rõ điều này ngay từ đầu sẽ tránh được những bất ngờ về sau.
Tận dụng kế toán như một người cố vấn
Một kế toán tốt không chỉ ghi sổ. Họ có thể giúp bạn nhìn ra cấu trúc chi phí và đánh giá rủi ro dòng tiền. Trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng lớn hay mua thiết bị đắt tiền, hãy hỏi xem khoản đó ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền trong sáu tháng tới.
Tuy nhiên, quy định thuế và các chính sách hỗ trợ thường thay đổi theo thời gian. Trước khi ra quyết định, bạn nên kiểm tra điều kiện áp dụng theo quy định hiện hành, thay vì dựa vào những gì đã đúng cách đây một năm.
Sai lầm thường gặp khi giao khoán toàn bộ cho kế toán
Giao việc cho người khác không có nghĩa là bạn buông hoàn toàn. Sai lầm hay gặp nhất là không bao giờ xem báo cáo, nên không biết số dư tiền thực tế là bao nhiêu. Chỉ cần xem báo cáo tháng đều đặn, bạn đã tránh được phần lớn bất ngờ.
Một sai lầm khác là không thống nhất cách trao đổi chứng từ. Hóa đơn nằm rải rác trong điện thoại, trong hộp thư, trên giấy nhớ, khiến kế toán mất nhiều thời gian lục tìm. Hãy thống nhất ngay từ đầu: gửi chứng từ qua kênh nào, và định kỳ bao lâu một lần.
Câu hỏi thường gặp
Mới khởi nghiệp có cần thuê kế toán ngay không?
Không nhất thiết phải thuê ngay từ ngày đầu, nhất là khi quy mô còn nhỏ và giao dịch ít. Tuy vậy, bạn nên có thói quen ghi chép và lưu chứng từ từ đầu. Khi doanh thu bắt đầu đều đặn và thời gian dành cho sổ sách ảnh hưởng đến việc kinh doanh, đó là tín hiệu tốt để cân nhắc thuê ngoài.
Dịch vụ trọn gói khác gì dịch vụ lẻ từng việc?
Dịch vụ lẻ là bạn thuê từng việc riêng biệt, ví dụ chỉ làm một tờ khai thuế. Dịch vụ trọn gói là bên kế toán nhận toàn bộ phần định kỳ theo một mức phí đã thỏa thuận. Trọn gói thường tiện hơn về lâu dài vì có người phụ trách xuyên suốt.
Cần chuẩn bị gì trước buổi làm việc đầu tiên với kế toán?
Bạn nên chuẩn bị giấy phép kinh doanh, thông tin tài khoản ngân hàng, danh sách nhà cung cấp và khách hàng chính, cùng các hóa đơn và hợp đồng phát sinh gần đây. Nếu có sẵn bảng ghi chép thu chi, hãy mang theo để buổi đầu tiên ngắn hơn.
Có thể đổi gói khi doanh nghiệp lớn lên không?
Thông thường là có thể. Khi quy mô tăng, bạn có thể nâng lên gói có phạm vi rộng hơn. Nên thỏa thuận trước điều kiện đổi gói và mức phí tương ứng để việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Nếu bạn đang chuẩn bị khởi nghiệp hoặc vừa bắt đầu, hãy tìm hiểu kỹ phạm vi từng gói trước khi quyết định. Bạn có thể xem thêm bảng giá dịch vụ kế toán để so sánh. Bạn cũng có thể đọc thêm cập nhật đào tạo kế toán với ứng dụng AI phòng kế toán và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thi chứng chỉ hành nghề kế toán nếu muốn theo nghề này một cách bài bản hơn.
