Bánh kem tặng khách hàng là lựa chọn quen thuộc khi bạn muốn gửi lời cảm ơn hoặc chúc mừng đối tác. Nhưng không phải lúc nào một hộp bánh cũng phát huy đúng tác dụng. Chúng tôi từng gặp nhiều bạn trẻ mới đi làm được giao việc chuẩn bị quà mà chưa có kinh nghiệm gì. Có bạn chọn món quá đắt khiến đối tác ngại nhận. Cũng có bạn chọn thứ quá đơn sơ, và món quà nhanh chóng bị quên lãng.
Quà gửi sai cách có thể làm mất thiện cảm. Ngược lại, một món quà đúng người, đúng lúc sẽ giúp mối quan hệ công việc bền chặt hơn. Bài viết này chia sẻ cách chọn quà có chủ đích, phù hợp với bối cảnh học tập và làm việc của bạn.
Vì sao chọn quà là một kỹ năng đáng học
Quà tặng nghe có vẻ nhỏ, nhưng thực chất nó gắn liền với kỹ năng chăm sóc khách hàng và giữ quan hệ lâu dài. Một món quà được chọn kỹ cho thấy bạn thật sự quan tâm đến người nhận, khác hẳn với việc gửi cho có.
Hiểu tâm lý người nhận giúp bạn đánh giá đúng giá trị món quà. Với lãnh đạo cấp cao, quà nên gọn gàng và thể hiện sự trân trọng. Với nhân viên đầu mối làm việc hằng ngày, quà nên thiết thực và dễ chia sẻ. Kỹ năng này đặc biệt hữu ích với những ai làm kinh doanh, chăm sóc khách hàng hay marketing, vì họ thường xuyên phải giữ quan hệ với nhiều nhóm người khác nhau.
Quy trình chuẩn bị quà theo 4 bước
Chuẩn bị quà không cần phức tạp, nhưng đi theo một trình tự sẽ giúp bạn tránh sai sót. Bước đầu tiên là xác định mục đích: bạn tặng để cảm ơn, mở đầu hợp tác hay kỷ niệm một mốc làm việc chung. Mỗi mục đích dẫn đến một loại quà khác nhau.
Bước thứ hai là xác định người nhận. Quà gửi lãnh đạo thường khác với quà gửi nhân viên đầu mối. Bước thứ ba là chọn ngân sách và thời điểm gửi hợp lý. Cuối cùng, hãy đọc lại thông điệp kèm theo trước khi gửi, để chắc chắn không có lỗi tên hay lời chúc sáo rỗng.
Các loại quà phổ biến trong môi trường công sở
Quà thiết thực như đồ dùng văn phòng, sổ tay hay bộ bút ký thường được dùng lâu dài nên người nhận luôn thấy hữu ích. Nhược điểm là loại quà này dễ trùng với quà của đơn vị khác, vì vậy bạn cần thêm chút cá tính trong cách trình bày.
Quà ăn uống như hộp bánh, trà hay cà phê rất hợp để chia sẻ cho cả phòng ban. Loại quà này tạo không khí vui vẻ, nhưng cần lưu ý thời gian bảo quản. Quà trải nghiệm như voucher khóa học lại phù hợp với người quan tâm đến phát triển bản thân, tuy vậy bạn nên tìm hiểu sở thích của họ trước khi chọn.
- Quà thiết thực: sổ tay, bộ bút, đồ dùng bàn làm việc.
- Quà ăn uống: bánh, trà, cà phê, phù hợp để chia sẻ.
- Quà trải nghiệm: voucher khóa học, vé tham quan.
Chọn bánh kem làm quà: khi nào phù hợp và cần lưu ý gì
Bánh kem là lựa chọn quen thuộc cho sinh nhật khách hàng, kỷ niệm ngày thành lập hay khai trương văn phòng mới. Điểm mạnh của bánh là hầu như ai cũng thưởng thức được. Cả nhóm cũng có thể cùng ăn trong một buổi làm việc ngắn, rất tiện lợi.
Tuy vậy, bạn cần để ý vài điều. Trước hết là dị ứng thực phẩm, nhất là các loại hạt hay sữa. Kế đến là số người ăn, để không mua thừa hoặc thiếu. Thời gian bảo quản cũng quan trọng, vì bánh kem không để được quá lâu. Cuối cùng là thời điểm nhận: nên giao vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều để người nhận còn kịp thưởng thức.
Khi đặt số lượng lớn, bạn nên chọn đơn vị nhận in logo hoặc lời chúc theo yêu cầu. Bạn có thể tham khảo mục bánh cho doanh nghiệp tại tiembanhmadi.com để xem các mẫu phổ biến và cách đặt hàng.
Sai lầm thường gặp khi tặng quà khách hàng
Sai lầm đầu tiên là chọn quà quá đắt tiền. Người nhận có thể thấy áp lực, thậm chí ngại nhận vì sợ bị hiểu là đưa lợi ích. Giữ mức giá vừa phải, đủ thể hiện sự trân trọng là đã đủ.
Sai lầm thứ hai là quên ghi tên hoặc lời chúc. Một món quà không kèm thông điệp rất dễ bị hiểu là gửi cho có. Sai lầm thứ ba là gửi sai thời điểm, ví dụ ngay trước kỳ quyết toán khi đối tác đang bận rộn. Cuối cùng là không tìm hiểu chính sách nhận quà của công ty đối tác, vì nhiều nơi có quy định khá chặt về việc này.
Chúng tôi thường khuyên bạn hỏi nhẹ nhàng người đầu mối trước khi gửi. Một cuộc trao đổi ngắn có thể giúp bạn tránh một tình huống khó xử không đáng có.
Lập ngân sách và lịch tặng quà trong năm
Nếu tặng quà rời rạc, bạn rất dễ vượt ngân sách mà vẫn thiếu sót với một số khách hàng quan trọng. Cách hiệu quả hơn là chia ngân sách theo nhóm: khách thân thiết, khách thường xuyên và khách tiềm năng. Mỗi nhóm có một mức chi phù hợp riêng, và bạn sẽ dễ kiểm soát chi phí hơn.
Sau đó, hãy lập lịch theo các mốc quan trọng như Tết, sinh nhật, kỷ niệm hợp tác và cuối năm. Đừng quên ghi chép lại phản hồi của khách sau mỗi lần tặng. Những ghi chú nhỏ này sẽ giúp bạn chọn được món quà người nhận thật sự thích trong năm sau.
Viết lời chúc và thiệp kèm quà sao cho chân thành
Một lời chúc hay không cần dài. Điều quan trọng là cụ thể: gọi đúng tên và chức danh của người nhận. Nếu có thể, hãy nhắc đến một kết quả hợp tác cụ thể trong thời gian qua, chẳng hạn một dự án đã hoàn thành suôn sẻ.
Hãy tránh những câu chúc chung chung, dùng đi dùng lại cho mọi người. Độ dài vừa phải, rõ ràng và có chút cảm xúc thật là đủ để người nhận cảm nhận được lòng thành.
Câu hỏi thường gặp
Nên tặng quà khách hàng vào dịp nào trong năm?
Các dịp phổ biến nhất là Tết Nguyên đán, ngày kỷ niệm hợp tác và cuối năm. Ngoài ra, sinh nhật của người đầu mối cũng là dịp tốt để gửi lời hỏi thăm. Quan trọng nhất là gửi đúng lúc, tránh những tuần bận rộn của đối tác.
Ngân sách quà tặng khách hàng bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số cố định cho mọi trường hợp. Bạn nên cân nhắc giá trị hợp tác và quy mô công ty đối tác. Mức giá vừa phải, đủ thể hiện sự trân trọng nhưng không gây áp lực cho người nhận, thường là lựa chọn an toàn nhất.
Bánh kem có phù hợp để tặng đối tác lớn tuổi không?
Hoàn toàn phù hợp, miễn là bạn chọn vị dễ ăn và không quá ngọt. Với đối tác lớn tuổi, nên ưu tiên bánh ít đường và mẫu trang trí đơn giản. Nếu có thể, hãy hỏi trước về dị ứng hoặc kiêng khem.
Làm sao biết khách hàng có được phép nhận quà không?
Bạn nên tìm hiểu quy định nội bộ của công ty đối tác, hoặc hỏi nhẹ nhàng qua người đầu mối. Nhiều công ty có mức trần giá trị quà được phép nhận. Khi chưa chắc, hãy chọn món quà nhỏ gọn, mang tính biểu tượng.
Nên gửi quà trực tiếp hay qua đơn vị giao hàng?
Gửi trực tiếp thường tạo cảm giác gần gũi hơn, đặc biệt với khách hàng thân quen. Gửi qua đơn vị giao hàng phù hợp khi khoảng cách xa. Dù chọn cách nào, bạn cũng nên báo trước để người nhận chủ động đón.
Nếu bạn đang chuẩn bị quà cho đợt tri ân sắp tới, hãy tham khảo thêm bài viết trên chuyên mục định hướng nghề nghiệp để hiểu thêm về kỹ năng làm việc với đối tác.
