Hiện nay, người dân đang có xu hướng chuyển sang sinh sống theo loại hình thức căn hộ chung cư vì giá nhà phố hiện đang tăng vọt nhanh chóng. Việc quản lý số lượng lớn căn hộ chung cư trong nhiều tòa nhà cũng là thách thức bởi với những giấy tờ đơn giản hay phần mềm Excel cơ bản vẫn không giải quyết được rất nhiều số liệu. Từ đó những phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư, căn hộ cho thuê ra đời để hỗ trợ con người trong việc quản lý. Dưới đây là lợi ích của việc quản lý bất động sản bằng phần mềm đem lại cho người chịu trách nhiệm quản lý.
Tính năng và lợi ích phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư, căn hộ
Quản lý mặt bằng khu dân cư
Thông thường trong một khu căn hộ sẽ được phân chia thành nhiều dãy, nhiều khu hay nhiều block khác nhau. Thậm chí nhiều khu dân cư còn bao gồm nhiều loại hình khác nhau như cả nhà phố hay khu căn hộ, nên việc quản lý mặt bằng chung của toan thể khu là rất quan trọng. Những phần mềm quản lý chung cư sẽ giúp bạn nắm được thông tin thứ tự các block, tầng, diện tích mặt bằng, diện tích sàn xây dựng, diện tích khu vực dùng chung, diện tích hành lanh chung…), phân loại mặt bằng (tên, mã phân loại,..), trạng thái mặt bằng, phân loại danh mục căn hộ (bao nhiêu mét vuông, bao nhiêu phòng ngủ…), số nhà, số block… cùng những hình ảnh lưu trữ có liên quan.
Quản lý dịch vụ điện, nước hay các tiện ích cung cấp
Chắc chắn ngoài những tài sản hữu hình như căn hộ, diện tích khu sinh hoạt riêng, khu tiện ích chung, mỗi thành viên đều có nhu cầu sử dụng điện, nước, Internet hay các dịch vụ tiện ích khác nhau, chẳng hạn như spa, nhà hàng, xông hơi, phòng gym… Mỗi dịch vụ sẽ còn chia thành nhiều danh mục nhỏ khác nhau chẳng hạn như danh mục đồng hồ và định mức điện, danh mục đồng hồ và định mức nước, danh mục phân loại cáp quang, danh mục sử dụng Internet…
Vì vậy, CEO của Groove Technology (SoftwareTech Company) – một trong những đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm cho hàng trăm doanh nghiệp BĐS là Matt Long đã cho biết với số lượng cư dân khổng lồ và nhu cầu lại khác biệt thì chắc hẳn bạn phải cần một phần mềm giúp bạn quản lý hết tất cả những dữ liệu đó, để mỗi tháng bạn dễ dàng xuất ra thống kê báo cáo tổng hợp phí dịch vụ tiện ích mà khách đã sử dụng, đồng xuất hóa đơn thanh toán cũng như quản lý việc thu chi.
Quản lý tài sản chung cư căn hộ
Trong mỗi căn hộ là bao gồm vô số tài sản hữu hình mà chủ đầu tư đã bao gồm sẵn (tivi, bàn ghế sofa, máy lạnh, quạt, bếp, tủ lạnh…) Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý tài sản căn hộ đến từng chi tiết nhỏ bao gồm tên tài sản, giá tài sản, phân loại tài sản, xuất sứ, trạng thái, đơn vị tính, hệ thống kỹ thuật, người sử dụng, chất lượng, ngày ghi tăng / giảm, thông tin bảo hành, các thông tin chung của tài sản… Ngoài ra nếu có phần mềm, quá trình kiểm kê, thanh lý và kiểm soát khấu hao cũng dễ dàng hơn vì phần mềm sẽ liệt kê chi tiết từng chi tiết, thời gian, người chịu trách nhiệm kiểm kê; lý do thanh lý, số lượng ghi giảm tài sản, số tiền thu được khi thanh lý; tài sản khấu hao, thời gian và giá trị khấu hao…
Quản lý dân cư trong khu
Bên cạnh những tài sản hữu hình, con người là yếu tố thậm chí còn quan trọng hơn cả. Thậm chí việc quản lý về con người sẽ phức tạp hơn nhiều, vì họ sẽ có nhiều phát sinh, nhiều nhu cầu khác nhau, và là nguyên nhân dẫn đến những sự điều chỉnh về vận hành, tài sản. Hàng ngàn thông tin liên quan đến dân cư sinh sống như họ tên, số điện thoại, ngày sinh, số chứng minh nhân dân, căn hộ đang sống, tiện ích đang sử dụng, lịch sử giao dịch, ưu đãi được hưởng, tình trạng thanh toán phí tiện ích, dịch vụ… sẽ được cập nhật và tổng kết trong phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư.
Ngoài ra người quản lý khu dân cư cũng sẽ dễ dàng cập nhật, giải quyết những yêu cầu phát sinh, khiếu nại tùy theo từng trường của cư dân, khách hàng, sắp xếp thứ tự cũng như phân công người giải quyết các vấn đề của họ và lưu trữ chúng lại cho những lưu ý lần sau.
Quản lý vận hành kỹ thuật
Một trong những vấn đề phát sinh tốn nhiều công sức để khắc phục khi quản lý, vận hành cả một khu dân cư đó chính là những phát sinh về kỹ thuật. Cụ thể những vấn đề phát sinh đó có thể là bị ngắt điện, cúp nước, tường nhà bị nứt, hệ thống báo cháy gặp trục trặc… Phần mềm quản lý chung cư sẽ giúp bạn cập nhật những phát sinh về vận hành kỹ thuật, trạng thái kỹ thuật hay tài sản, phân công sửa chữa, cập nhật hồ sơ, giấy tờ và chi phí khắc phục, lên kế hoạch bảo trì chung cư căn hộ… Ngoài ra nó còn giúp bạn quản lý công tác làm việc với đối tác khi liên quan đến hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu, xuất báo cáo và tổng kết tình trạng vận hành kỹ thuật của khu dân cư.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà?
Với những tính năng dưới đây bạn chắc chắn sẽ thấy sự hữu ích và cần thiết để ứng dụng vào công việc kinh doanh, quản lý tòa nhà, căn hộ, chung cư, nhà trọ, phòng cho thuê của mình. Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý tòa nhà, căn hộ, nhà trọ hiệu quả như: Mona House, Landsoft, Dip,,… Để bạn tham khảo và so sánh nên sử dụng phần mềm nào. Theo đánh giá của người dùng thì Mona House hiện đang là sản phẩm tốt nhất trên thị trường cả về giá cả và sự đa tính năng, dễ dàng sử dụng, quản lý tổng hợp.
Quản lý được nhiều công việc khác nhau
Việc quản lý khu dân cư là một công việc nặng nhọc với hàng tá công việc như kể trên. Chắc chắn một vài người không thể quản lý xuể, còn nếu cần một đội ngũ quản lý thì số lượng nhân sự được yêu cầu sẽ rất lớn. Vì thế phần mềm sẽ giải quyết những vấn đề đó, vì chỉ một công cụ nhưng nó có thể đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau, sẽ quản lý tất cả các công việc chỉ trên một hệ thống. Người quản lý có thể điều khiển mọi công việc một cách dễ dàng hơn so với cách quản lý truyền thống, đồng thời tổng kết báo cáo chỉ qua vài thao tác mà không cần quá nhiều nguồn nhân lực cũng như tốn quá nhiều thời gian. Với phần mềm tại Mona Software thì việc quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Nâng cao hiệu quả quản lý
Chắc chắn là con người dù có kỹ tính và chi tiết đến thế nào cũng sẽ gặp phải những vấn đề sai sót trong khâu quản lý, chẳng hạn nhập sai dữ liệu khách hàng, nhập sai ngày kiểm kê tài sản, kiểm kê thiếu số lượng tài sản… Đặc biệt với số lượng dữ liệu lớn như thế, tỷ lệ sai sót này sẽ càng tăng cao. Sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ, căn hộ giúp chúng ta có thể giảm thiểu chúng xuống mức thấp nhất, vì chắc chắn thời gian và độ chính xác của máy móc sẽ cao hơn là phương pháp thủ công. Từ đó, hiệu quả quản lý chung cư được nâng cao rõ rệt và hiệu quả.
Phần mềm quản lý tòa nhà, căn hộ, phòng trọ mọi lúc mọi nơi
Hiện nay rất nhiều phần mềm quản lý đã xuất hiện trên các ứng dụng di động hay máy tính bảng, tức là bạn có thể dùng smartphone trên nền tang IOS và Android hay máy tính bảng để quản lý mọi việc thay vì phải sử dụng laptop, máy tính như trước. Bạn có thể quản lý công việc của mình bất cứ lúc nào và cho dù bạn đang ở bất cứ nơi đâu, hay thậm chí dù bạn có bàn giao công việc cho người khác thì ở xa bạn vẫn theo dõi được tiến độ công việc. Dù bạn đang ở nhà, ở quán cà phê hay đang đi du lịch… chỉ cần có thiết bị thông minh kết nối Internet là bạn đã nắm được tất cả những thông tin về khu căn hộ mình chịu trách nhiệm.
Phần mềm quản lý tòa nhà bảo mật tốt hơn
Quản lý bằng những phương pháp truyền thống, trong trường hợp bạn thất lạc laptop, hay máy tính bị hỏng, vậy bạn sẽ làm thế nào? Đó quả thật là khủng hoảng, nhưng nếu bạn sử dụng phần mềm thì sẽ không còn phải lo về điều đó. Dữ liệu không những được lưu tại máy tính mà còn được lưu trữ trên máy chủ của phần mềm, có bản sao lưu để bạn hồi phục bất cứ lúc nào. Ngoài ra, do phần mềm phải trả phí để sử dụng, nên bảo mật bản quyền sẽ tốt hơn.
Hy vọng những thông tin trên đây của Vistaverde sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự ưu việt của những phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư
